Guía práctica de Sistemas de Software para Retail

 

Los sistemas de software son esencialmente útiles y prácticos en la industria del retail, ya que las soluciones tecnológicas permiten agilizar el ritmo y contribuyen directamente al crecimiento del negocio. La comercialización masiva de productos en grandes cantidades de clientes involucra una amplia cantidad de procesos y operaciones, lo que demanda una gestión logística y administración de la cadena de suministro eficiente.

La logística corresponde a aquellas actividades que se encargan del movimiento y almacenamiento de materiales, componentes y productos a lo largo del proceso productivo, con el fin de permitir el cumplimiento de objetivos de continuidad, orden y cadencia de la función productiva. En Retail, este concepto se ve amplificado ya que diferentes participantes interactúan en la cadena de suministro, donde las fallas y deficiencias generan costos extra que perjudican la rentabilidad del negocio.

Confeccionamos una guía práctica desglosando los diferentes sistemas de software que cuentan con una implicancia relevante para el sector retail, tanto en la venta física en tiendas como en el comercio electrónico.

 

Listado de Sistemas

1. Analítica y Business Intelligence (ERP)
2. Sistema de Punto de Venta (POS)
3. Gestión de Clientes (CRM)
4. Gestión de Inventario (ICS)
5. Gestión de Materiales y Requerimientos (MRP)
6. Gestión de Almacenes (WMS)
7. Gestión del Transporte (TMS)
8. Gestión de Cadenas de Suministro (SCM)
9. Otros sistemas (LMS, OMS, YMS)

 

1. ERP (Enterprise Resource Planning)

Un ERP (siglas de ‘Enterprise Resource Planning’ o ‘Planificación de Recursos Empresariales’) es un software o conjunto de aplicaciones de software integradas, que permiten gestionar y automatizar la mayoría de los procesos de negocio relacionadas con los aspectos operativos o productivos de las empresas.

Las ventajas residen principalmente en la utilización de una única base de datos, o la integración de las mismas, facilitando la comunicación y el intercambio de información entre los departamentos de la empresa, lo que mejora la fluidez y evita la duplicidad de la información.

Se encarga de facilitar y centralizar la información de todas las áreas que la componen: compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, marketing, servicios y herramientas de sistemas.

 

2. Sistema de Punto de Venta (POS)

El sistema de punto de ventas (POS) es el hardware y el software que habilita a tu negocio para realizar ventas, ya que procesa las transacciones de los clientes. Permite tener sistematizado y organizado el establecimiento para agilizar los procesos de ventas, compras, inventarios, créditos, cobranza y cotizaciones.

¿Qué hace un POS?

• Procesar ventas
• Trabajar con la caja registradora
• Digitalizar códigos de barras
• Imprimir recibos de clientes
• Calcular las ventas totales
• Calcular los impuestos
• Calcular el cambio que se debe devolver del importe pagado

 

 

3. Customer Relationship Management CRM

Un CRM es un sistema integral de gestión de clientes, con el objetivo de generar acciones de marketing, postventa y atención al cliente. Teniendo en cuenta sus datos, patrones, índices y resultados obtenidos, podemos actuar estratégicamente, con propósito al permitir conocer la problemática que le impide o pone incomodo al cliente.

¿Es importante contar con un CRM?

Gracias a este software, mejoramos la productividad al ganar direccionar y claridad sobre el accionar para con los clientes, además de evitar emails, reuniones o llamadas innecesarias gracias a la información con la que contamos.

Este sistema no solamente almacena los datos del cliente, sino también todo lo que la empresa haya hecho para o con ese cliente. Pueden ser conversaciones, notas de reuniones, diseños, bocetos, ideas, hasta cotizaciones y pagos; una larga lista de atributos y documentos que consideremos de interés. Además, podemos adjuntar tareas a los clientes y asignarlas a alguien en la compañía,

 

4. Control de stocks o Sistemas ICS (Inventory Control Systems).

Con estos sistemas podemos conocer el stock de cada producto existente en almacén y los consumos realizados en los diferentes periodos. La integración con el resto de aplicaciones informáticas de la empresa (contabilidad y administración) es un factor muy importante en la optimización de los procesos.

Empleando una combinación de aplicaciones de software (mapa de sistemas integrado), herramientas de hardware (como pickeadoras RFID) y procesos estandarizados, un ICS busca equilibrar la necesidad de una gestión eficiente de existencias con los objetivos de reducción de costos, satisfacción del cliente y rentabilidad.

Sus funciones principales incluyen el pronóstico de la demanda, la reposición y clasificación del stock y el seguimiento de inventario, que, cuando se sincronizan, contribuyen a una toma de decisiones más informada y a la excelencia operativa.

 

5. Material Requirements Planning (MRP)

La característica fundamental de los sistemas MRP es que aplican un enfoque jerárquico a la gestión de inventarios, permitiendo básicamente la elaboración del plan de materiales a partir de tres elementos fundamentales:

• El Programa Maestro de Producción (PMP).
• La lista de materiales (BOM).
• El fichero de registro de inventarios (FRI).

Es el software que calcula el requerimiento de materiales y recomienda la actividad de producción y compra (pedidos) para satisfacer esas demandas.

Los MRP alcanzan notables avances, entre los que destacan la reducción de inventarios, la reducción de tiempos de proceso y suministro y el incremento de la eficiencia. Al poder disponer de una planificación de los materiales, son capaces de llevar a cabo una producción eficiente. De esta forma, pueden realizar las entregas en tiempo, evitar sobrantes en el inventario y reducir los costes extras.

 

6. WMS (Warehouse Management System)

El Warehouse Management System (WMS) o Sistema de Gestión de Depósitos, solución plasmada a través de una Web App y/o Mobile, que facilita la gestión de todas las operaciones de logística de una empresa.

Permite una adecuada gestión de la cadena de suministro, debido que facilita la optimización de los recursos, lo cual reduce costos y genera una mejora en la prestación del servicio debido a que se reduce la actividad de picking.

5 razones por las cuales es beneficioso incorporar un Warehouse Management System (WMS)

• Se optimiza el flujo del depósito al aprovechar de la mejor forma el espacio en el piso según la tarea y las características del producto.
• Se reducen los tiempos al agilizar todas las etapas del proceso.
• Se obtiene información detallada del inventario, lo que ayuda a estimar el abastecimiento de productos y tomar decisiones confiables en base a aquellos que generan mayor o menor demanda.
• Se evitan errores gracias a que se le asigna correctamente la tarea a cada empleado.
• Se guía el almacenamiento para ubicar los productos más vendidos en las zonas más cercanas al sector de armado de pedidos.

En definitiva, conduce a la mejora de toda la operación interna. Conocé el caso de Waves, y cómo transformamos la gestión de la logística interna del centro de distribución de una compañía líder en retail deportivo, con más de 30 años de trayectoria y más de 120 tiendas en todo el país. También hemos desarrollado un WMS específicamente diseñado para crossdocking: Hermes.

 

7. TMS (Warehouse Management System)

Un Transport Management System (sistema de gestión de transporte), conocido comúnmente como TMS es un sistema encargado de definir y optimizar la asignación de operadores logísticos y la generación de rutas eficientes, para agilizar el proceso de envío.

Se conoce como solución de gestión del transporte o software de gestión del transporte, proporciona visibilidad de las operaciones de transporte diarias, información y documentación de normativa comercial y garantiza la entrega oportuna de carga y mercancías.

Para que puedas conocer con mayor profundidad cómo funciona este sistema, te invitamos a que visites este enlace: TMS que desarrollamos para Grupo Dabra.

 

8. SCM (Supply Chain Management)

Es una tecnología que se enfoca a la optimización de movimientos de materiales entre el centro de distribución y los otros agentes de la cadena de suministro. Este sistema es la integración de otras herramientas de ejecución y visibilidad de la gestión de almacenamiento. Los beneficios potenciales al utilizar el SCM son:

• Optimizar los procesos logísticos.
• Cumplimiento de pedidos a tiempo y sin errores.
• Visibilidad del estado del pedido a través de la cadena.
• Uso óptimo del inventario disponible.
• Reducción de actividades en el centro de distribución.

 

9. Otros sistemas

LMS (Labor Management System)

Los sistemas LMS, en su mayoría, traen incluidas buenas prácticas para la realización de tareas en el almacén e indicadores para medir su rendimiento. Tiene como objetivo controlar las actividades de los operadores del almacén, lo cual lo convierte en un complemento para el WMS.

Por esta razón, su aplicación en las operaciones de recepción y despacho se enfocan en controlar y medir el buen desempeño del personal y la utilización de los recursos, lo cual permite aumentar la eficiencia y eficacia de estas operaciones, teniendo en cuenta que son el filtro de los productos antes de entrar o salir de la empresa.

OMS (Order Management System)

Esta tecnología presenta funcionalidades relacionadas con la gestión de las órdenes en diferentes procesos logísticos tales como son la recepción, despacho, pedidos, ruteo y trazabilidad.

Generalmente, estos sistemas funcionan en tiempo real e incluyen información de los productos y sus especificaciones, inventario disponible, información de los clientes, entre otros. Facilita las operaciones de recepción y despacho al suministrar información de los productos a entrar o salir respectivamente en tiempo real, lo cual disminuye los errores y aumenta la eficiencia en las operaciones.

YMS (Yard Management System)

Es un sistema de administración de patios, que permite controlar los muelles de recepción y despacho, el rastreo y seguimiento del movimiento de los camiones a través de tecnología de localización en tiempo real.

El impacto de esta tecnología en los procesos de recepción y despacho se ve reflejada al facilitar planeamiento y asignación de recursos para la ejecución de las operaciones. El concepto es que si se conoce el muelle y los productos que esperan ser cargados/descargados se pueden eliminar tiempos muertos, minimizar los riesgos de robos y mejor utilización de los recursos de la empresa, monitoreo de los camiones en los patios, medición de tiempos de espera, monitoreo de inventario en medios de transporte entre otros.

 

Conclusiones

Sabemos que aprovechar al máximo la tecnología puede ser una cuestión de complicaciones mayores, y esto genera que sea un verdadero desafío a afrontar en las empresas, especialmente en la industria del retail.

Cuando entran en juego una enorme cantidad de variables, las cuales deben conectarse correctamente, es de máxima importancia contar con un mapa de sistemas integrado, para generar una interdependencia que permita al negocio avanzar hacia el éxito. Para eso existimos, para acompañarte y brindarte nuestro apoyo en este proceso de transformación digital.

 

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