Sistema ERP, características y sus principales beneficios

Por Ignacio Raso

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Sistema ERP

Inversiones que aportan valor a tu empresa

 

Un ERP (siglas de ‘Enterprise Resource Planning’ o ‘Planificación de Recursos Empresariales’) es un conjunto de aplicaciones de software integradas, que permiten automatizar la mayoría de los procesos de negocio relacionadas con los aspectos operativos o productivos de las empresas.

 

Se encarga de facilitar y centralizar la información de todas las áreas que la componen: compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, marketing, servicios, proyectos y atención al cliente.

 

Características de un ERP

 

Algunas de las principales características de un software ERP son su modularidad y escalabilidad, es decir, la posibilidad de implementar aquellas funcionalidades que necesita en todo momento nuestra empresa sin limitar ni hipotecar el crecimiento o necesidades futuras, asegurándonos desde el inicio la inversión.

Es imprescindible para el éxito de la implantación del ERP, una consultoría previa que revise el modelo empresarial, su estrategia, los procesos que lo rigen y los flujos de información necesarios entre los distintos departamentos que la forman, aprovechando dicho cambio para revisar, modelar y mejorar todos aquellos aspectos y procesos que consideremos.

 

La premisa básica y esencial de un ERP es centralizar y unificar los datos procedentes de las distintas áreas de las empresas, evitando su duplicidad y facilitando la fluidez de la información: política de dato único.

 

Principales beneficios de un ERP

 

  1. Optimiza los procesos de gestión: La coherencia, homogeneidad de los datos e interacción entre las distintas áreas de la empresa desde una única herramienta, permite mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) de la organización.
  2. Mejora el proceso de toma de decisiones: La centralización de la información, aumento de su calidad y disponibilidad en tiempo real, agilizan y mejoran extraordinariamente los tiempos de respuesta.
  3. Seguridad de datos: Todos los datos de la empresa se encuentran en un único contenedor (base de datos) y su acceso protegido y restringido por usuario, facilita y simplifica las labores de mantenimiento y backup.
  4. Modularidad y Escalabilidad: El uso de cualquier herramienta de gestión no debe suponer nunca un freno al crecimiento o evolución de la empresa. Un buen software ERP debe de cubrir las necesidades actuales y disponer de módulos adicionales para ser desplegados o incorporados en cualquier momento.
  5. Adaptación a las necesidades reales: Mediante una consultoría previa donde se definen los requerimientos y necesidades de la empresa, el ERP debe configurarse y adaptarse totalmente a ella, si bien es cierto que durante esta fase deben cuestionarse y revisarse los principales procesos desencadenantes de la actividad principal de la empresa.
  6. Mayor control y trazabilidad: Cualquier interacción en el ERP queda registrada, permitiendo realizar un seguimiento exhaustivo o auditoría del dato, proceso o documento.
  7. Automatización de tareas: Las tareas periódicas o repetitivas (informes, seguimientos, comunicaciones, reclamos, etc.) pueden automatizarse para reducir al mínimo la dedicación de recursos y centrarse en aquellas más productivas.

 

El aumento de eficiencia conseguida, la disminución de errores y la reducción de tareas, permiten disminuir los costes empresariales y ganar en competitividad.

 

¿Por qué necesitan las empresas un software de gestión?

 

El objetivo primordial de un software ERP no es tanto el cambiar la forma de trabajar como el poder responder a los clientes en poco tiempo.

Poder informar de dónde está un pedido o de qué ha sucedido con la mercancía que se esperaba es una virtud imprescindible para ambas partes del proceso de venta.

 

Quizá muchos se pregunten si esta inversión merece o no la pena.

 

La respuesta es un rotundo sí, ya que:

  • A mayor rapidez de trabajo, mejor opinión sobre tu empresa y mayor volumen de pedidos.
  • El ahorro de tiempo arriba comentado es directamente proporcional a una mejora en la eficacia de cada trabajador.
  • Su uso es muy sencillo y fácil de entender.
  • La inversión se recupera en unos meses.

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