El home office se instaló como una forma de operar en distintas empresas, revolucionando la forma de trabajar y demostrando que llegó para quedarse

 

En tiempos donde la ya creciente virtualización pasó a ser obligatoria, se hace cada vez más difícil no perder el foco y organizar correctamente al equipo de trabajo. En esta oportunidad detallaremos las  herramientas de colaboración digitales más utilizadas para un home office satisfactorio de equipos y gestión de proyectos, herramientas que permiten abordar los procesos de manera más eficiente, trabajando remoto.

 

Tareas

Una de las herramientas por excelencia para distribuir tareas mediante tarjetas y tableros es Trello

Esta plataforma permite crear tableros para cada proyecto y asignárselo a grupos de trabajo. Dentro del mismo se pueden armar listas específicas para indicar en qué estado se encuentra cada tarjeta. Estas últimas pueden describir tareas por realizar, ítems de documentaciones pendientes y hasta reportes de errores. Es una aplicación web muy sencilla de utilizar y en un par de pasos ya queda completamente configurada y lista para su uso.

 

#ABTip

Nuestras listas básicas para cada proyecto son: Backlog, NiceToHave, ToDo, EnCurso y Done. No dejar pasar por alto tampoco las etiquetas para identificar prioridades o tipo de trabajo que se tiene que hacer.

 

Comunicación

Es muy común el uso de chats particulares para compartir imágenes, comunicados y hasta incluso documentos vinculados a temas laborales. Esto no solo no le permite a uno desconectarse luego del horario laboral, sino que se mezcla con la información personal y se pierde data importante. 

Para esta problemática es ideal el uso de Slack. Esta herramienta digital permite crear canales privados y generales donde se puede conversar sobre distintas temáticas dentro de la empresa. Además, si se crea un canal por proyecto, la información queda más ordenada y todas las consultas relacionadas al mismo se encuentran en un mismo espacio, optimizando tiempos de búsqueda y agilizando el desarrollo.

 

#ABTip

Siempre es bueno crear un canal abierto para asuntos “no laborales” que hacen que el uso de la herramienta sea más ameno y divertido. También se pueden integrar GIFs animados y encuestas de forma gratuita.

 

A pesar de la comunicación escrita, resulta vital no perder el contacto cara a cara. Para ello, Google viene a nuestro rescate.

Google ofrece un servicio llamado GSuite, el cual te permite tener un correo electrónico de Gmail personalizado con el @ de tu empresa. Para cada cuenta de correo corporativo pone a tu disposición 30 GB de Google Drive y acceso a otras herramientas digitales como Google Meet. Esta última es la versión con esteroides de Hangouts y funciona a la perfección, incluso pueden participar personas ajenas a la empresa y permite organizar reuniones en el calendar vinculadas directamente a una videollamada.

 

 

Organización y seguimiento

Poder controlar y proyectar la cantidad de horas trabajadas al realizar home office es muy difícil. Para ayudarnos en este punto existe Clockify, una herramienta de uso gratuito que nos permite crear clientes, proyectos y equipos de trabajo para después ir registrando la cantidad de horas destinadas a cada uno de los proyectos.

A su vez permite estimar los costos por hora trabajada, saber con certeza qué proyectos tuvieron más peso en el día a día y te permite dirigir con una base sólida los próximos pasos a seguir. Esta plataforma cuenta con una versión de escritorio que emite alertas cada vez que te olvidás de activarla y se puede pausar automáticamente cuando cerrás la computadora o estás mucho tiempo inactivo.

 

#ABTip

Resulta muy práctico poner a la empresa como su propio cliente y poder asignarle horas administrativas o segmentarlo en sub-tareas para tener una mejor proyección de los tiempos insumidos en cada tarea. También es recomendable hacer uso de los costos por hora, esto nos permite tener una visión económica del uso de horas y ajustar mejor los futuros presupuestos.

 

En resumen

El dominio de todas estas herramientas lleva su buen tiempo de práctica y acuerdos entre cada parte del equipo. Pero una vez se logra trabajar en armonía con ellas, pasan a ser un recurso sumamente valioso tanto para el trabajo home office como en la oficina.